Ilość dokumentów, jaka jest wytwarzana w firmie, jest zależna od jej wielkości, zakresu działalności, systemu prawnego, w którym działa czy liczby pracowników. O tym jak sprawnie przebiega obieg dokumentów wewnątrz poszczególnych działów firmy, decyduje wdrożony model zarządzania oraz zastosowane rozwiązania technologiczne.
Organizacja pracy wpływa na ilość dokumentów
Istotne jest wdrożenie odpowiedniego schematu organizacyjnego, aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie funkcjonować. Wiąże się to z tworzeniem odpowiedniej dokumentacji, która ma za zadanie pomagać w pracy poszczególnych struktur firmy i być łatwo dostępna dla każdego pracownika, który jej potrzebuje. Jest to istotne również dla kadry kierowniczej, która musi mieć odpowiednią dokumentację, aby móc sprawnie zarządzać firmą lub organizacją.
Każda firma powinna mieć opracowany swój model zarządzania dokumentacją, który będzie dostosowany do jej potrzeb. W każdej organizacji istnieją również dokumenty, które definiują zakres działalności. Do takich aktów należą dokumenty konstytutywne, zawierające statuty i regulaminy.
Istnieją różne rodzaje dokumentów. Są to dokumenty wynikające z przesłanek formalno-prawnych lub dokumenty wynikające z przesłanek organizacyjno-sprawozdawczych. Te drugie bezpośrednio dotyczą funkcjonowania firmy. Można również wyróżniać dokumenty ze względu na czas, w jakich dokument obowiązuje (bezterminowe, obowiązujące przez określony czas, dokumenty celowe wynikające z konkretnego problemu). Innym podziałem dokumentów, jest podział ze względu na przedmiot regulacji. Dzielą się one na dokumenty sankcjonujące istnienie organizacji, określające organizację, definiujące zadania, definiujące tryb realizacji zadań oraz dokumenty o charakterze mieszanym.
Do najważniejszych dokumentów wynikających z przesłanej formalno-prawnych zalicza się statut spółki, regulamin walnego zgromadzenia akcjonariuszy, regulamin rady nadzorczej oraz regulamin zarządu oraz ze względu na kodeks pracy: układ pracy zbiorowej, regulamin pracy oraz zakres czynności stanowisk organizacyjnych.
