Program do faktur to narzędzie, bez którego nie może funkcjonować żadna współczesna działalność. Każda nowa czy wiekowa firma niezależnie od wielkości: mikro, mała, średnia, czy duża potrzebuje takiego narzędzia. Czasy, kiedy faktury i rachunki wystawiano ręcznie już minęły. Wprowadzenie przez Państwo instytucji jednolitego pliku kontrolnego (JPK) ostatecznie i definitywnie zamknęło drogę do prowadzenia działalności zarobkowej w oparciu o papierowe dokumenty.
Konieczność dostarczania regularnych, dodatkowych informacji w formie elektronicznej w określonych prawem terminach powoduje, że wystawianie faktur bez użycia aplikacji do tego stworzonej jest kosztownym marnotrawienie czasu i środków. Wiemy, że użytkowanie takiego narzędzia w dzisiejszych czasach to konieczność. Pozostaje tylko pytanie jaki wybrać, jakimi parametrami się kierować?
Funkcje
Jakie funkcje powinien posiadać dobry program do faktur? W zależności od wielkości firmy, profilu i zasięgu działalności (rynek lokalny, krajowy, wewnątrz unijny czy międzynarodowy) pewne wymagane/oczekiwane parametry mogą być różne. Niemniej jednak są pewne stałe, którymi możemy się kierować, a są to:
Program istnieje i działa, nie dajmy się ponieść pomysłowi na budowanie dedykowanego narzędzia do tak podstawowych czynności. W gotowych rozwiązaniach możemy przebierać i na pewno znajdziemy coś odpowiedniego i spełniającego nasze wymagania.
Rozwiązanie jest zgodne z obowiązującym w Polsce prawem. Pamiętajmy, że w wielu przypadkach nasze prawo jest specyficzne i coś co działa w innym otoczeniu prawnym niekoniecznie musi sprawdzić się w naszej rzeczywistości.
Program jest stale aktualizowany i producent zapewnia wsparcie dla ewentualnych zmian w obowiązujących przepisach.
Mamy możliwość eksportu danych do formy plikowej (tzn. pliki xml, csv, xls itp.), która pozwala nam na obróbkę danych w dowolny sposób.
Dostęp do aktualnej dokumentacji i pomocy technicznej. W wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem będzie także możliwość skorzystania z wdrożenia.
Lokalnie, czy online
Wybierając program do faktur stoimy przed wyborem, czy chcemy zakupić program działając w ramach naszej własnej, lokalnej infrastruktury, czy zdecydujemy się na rozwiązanie online. Każde z rozwiązań ma swoje plusy i minusy. Z jednej strony w przypadku rozwiązania online mamy niższe koszty zakupu, nie musimy przejmować się kwestiami aktualizacji i tworzeniem kopii zapasowych, za wszystkie te aspekty odpowiada dostawca. A z drugiej strony wybierając rozwiązanie lokalne nie jesteśmy związani abonamentem i w dłuższej perspektywie przy odpowiedniej wiedzy i kulturze informatycznej możemy liczyć na oszczędności związane z utrzymaniem oraz wykorzystaniem narzędzia. Nie musimy się martwić także o ewentualne problemy z łączem internetowym, czy dostępem do naszych danych.
Integracja
Kolejnym ważnym aspektem, który decyduje jaki program do faktur wybierzemy jest możliwość jego integracji z innymi rozwiązaniami. Pamiętajmy, że nasza działalność będzie się rozwijać, a wraz z rozwojem mogą pojawić się dodatkowe potrzeby i konieczność integracji z innymi rozwiązaniami.
Artykuł powstał we wsparciu z afaktury, który oferuję program do faktur, po więcej informacji sięgnij na stronę afaktury.pl.
